Visa công tác Anh Quốc: Cần chuẩn bị gì để không ảnh hưởng đến lịch trình của doanh nghiệp?

Trong bối cảnh toàn cầu hóa, việc mở rộng thị trường và thiết lập mối quan hệ hợp tác với các đối tác tại Vương quốc Anh là bước đi chiến lược của nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Tuy nhiên, Anh Quốc không thuộc khối Schengen và có quy trình xét duyệt thị thực cực kỳ nghiêm ngặt. Một sai sót nhỏ trong hồ sơ có thể dẫn đến việc chậm trễ, thậm chí bị từ chối visa, gây thiệt hại không nhỏ về chi phí và cơ hội kinh doanh.

Vậy, làm thế nào để chuẩn bị hồ sơ visa công tác Anh Quốc chuẩn chỉnh nhất? Cần lưu ý những gì để đảm bảo lịch trình công tác diễn ra thông suốt? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp lộ trình chi tiết cho quý doanh nghiệp.

1. Diện Visa Business Visitor: Những hoạt động được phép

Trước khi bắt tay vào chuẩn bị giấy tờ, doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích chuyến đi có nằm trong danh mục được phép của loại Standard Visitor Visa (Business) hay không. Theo quy định của Bộ Nội vụ Anh (Home Office), bạn có thể sang Anh công tác để:

• Tham dự hội nghị, hội thảo, triển lãm thương mại.

• Tham gia các cuộc họp, đàm phán và ký kết hợp đồng với đối tác.

• Khảo sát địa điểm, kiểm tra thực địa cho dự án.

• Tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn do công ty mẹ hoặc đối tác cung cấp (không được phép làm việc trực tiếp).

• Thực hiện các hoạt động lắp đặt, bảo trì máy móc theo hợp đồng cung ứng (có điều kiện đi kèm).

Lưu ý quan trọng: Visa công tác không cho phép bạn làm việc có hưởng lương tại Anh hoặc tham gia vào các hoạt động lao động trực tiếp như một nhân viên bản địa.

2. Danh mục hồ sơ “vàng” cho visa công tác Anh

Để không ảnh hưởng đến lịch trình của doanh nghiệp, bộ hồ sơ cần được chuẩn bị theo tiêu chuẩn: Rõ ràng – Nhất quán – Đầy đủ bằng chứng.

2.1. Hồ sơ pháp lý của Doanh nghiệp tại Việt Nam

Viên chức lãnh sự cần xác nhận rằng doanh nghiệp cử nhân sự đi là một thực thể hoạt động hợp pháp và có năng lực tài chính:

• Giấy đăng ký kinh doanh: Bản sao công chứng và dịch thuật.

• Tờ khai thuế 3-6 tháng gần nhất: Chứng minh doanh nghiệp hoạt động ổn định.

• Sao kê tài khoản công ty: Trong 3 tháng gần nhất để chứng minh khả năng chi trả cho chuyến đi của nhân viên.

2.2. Hồ sơ từ phía Đối tác tại Anh (Sponsor)

Thư mời từ Anh Quốc là “trái tim” của bộ hồ sơ công tác:

• Thư mời (Invitation Letter): Phải được viết trên giấy có tiêu đề (letterhead) của công ty đối tác Anh. Thư cần nêu rõ: Thông tin người được mời, mục đích cụ thể của chuyến đi, thời gian lưu trú, và ai sẽ là người chịu trách nhiệm chi trả chi phí.

• Bằng chứng về mối quan hệ kinh doanh: Các email trao đổi công việc, hợp đồng kinh tế đã ký kết trước đó, hoặc các biên bản ghi nhớ (MOU).

2.3. Hồ sơ cá nhân của người được cử đi công tác

• Hộ chiếu: Còn hạn ít nhất 6 tháng và còn trang trống.

• Quyết định cử đi công tác: Nêu rõ chức vụ, mức lương và mục đích chuyến đi.

• Hợp đồng lao động & Bảng lương: Chứng minh vị trí và sự ràng buộc nghề nghiệp của nhân sự tại Việt Nam.

3. Quản trị rủi ro: Những lưu ý để tránh gián đoạn lịch trình

Thời gian là tiền bạc đối với doanh nghiệp. Để đảm bảo visa có đúng hạn, quý doanh nghiệp cần lưu ý 3 rủi ro phổ biến sau:

3.1. Thời gian xét duyệt và mùa cao điểm

Thông thường, visa công tác Anh được xét duyệt trong khoảng 15 ngày làm việc (3 tuần). Tuy nhiên, vào các mùa cao điểm du lịch hoặc du học, thời gian này có thể kéo dài lên đến 4-6 tuần.

• Giải pháp: Nên nộp hồ sơ ít nhất 2 tháng trước ngày khởi hành. Nếu lịch trình khẩn cấp, hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ Priority (Ưu tiên) để có kết quả trong 5 ngày làm việc, hoặc Super Priority trong 24 giờ.

3.2. Sự mâu thuẫn trong lịch trình (Itinerary)

Viên chức xét duyệt rất chú trọng đến tính logic. Nếu bạn xin visa 2 tuần nhưng thư mời từ đối tác chỉ ghi tham gia một hội thảo 2 ngày, bạn cần giải trình rõ hoạt động trong những ngày còn lại. Sự thiếu minh bạch trong lịch trình dễ dẫn đến nghi ngờ về mục đích thực sự của chuyến đi.

3.3. Chứng minh tài chính doanh nghiệp vs Cá nhân

Dù công ty chi trả toàn bộ, người đi công tác vẫn nên có sao kê tài khoản cá nhân ổn định. Điều này chứng minh rằng nhân sự đó có cuộc sống ổn định tại Việt Nam và không có ý định ở lại Anh lao động bất hợp pháp.

4. Quy trình nộp Visa công tác Anh Quốc năm 2025

Quy trình nộp visa hiện nay yêu cầu sự can thiệp của công nghệ và tính chính xác trong kê khai online:

1. Hoàn thiện tờ khai trực tuyến: Khai báo trung thực lịch sử du lịch (đặc biệt là các nước thuộc nhóm Big 5 như Mỹ, Úc, Canada, Schengen).

2. Thanh toán phí chính phủ: Phí visa 6 tháng hiện tại vào khoảng 115 GBP. Doanh nghiệp nên sử dụng thẻ tín dụng công ty để dễ dàng hạch toán.

3. Scan và Upload hồ sơ: Đây là bước quan trọng nhất. Hồ sơ cần được phân loại vào các thư mục: Financial, Employment, Sponsor, Accommodation… theo đúng quy chuẩn của VFS Global.

4. Lấy dấu vân tay (Biometrics): Người nộp đơn trực tiếp đến trung tâm VFS (Hà Nội, Đà Nẵng hoặc TP.HCM). Lưu ý mang theo hộ chiếu gốc và lịch hẹn.

5. Các sai lầm thường gặp khiến doanh nghiệp mất cơ hội

• Sử dụng thư mời sai mẫu: Thư mời thiếu thông tin liên hệ của đối tác hoặc không có chữ ký xác thực.

• Hồ sơ dịch thuật kém chất lượng: Sử dụng công cụ dịch tự động dẫn đến sai lệch thuật ngữ chuyên ngành hoặc chức danh trong doanh nghiệp.

• Không giải trình các lần từ chối visa trước đó: Nếu nhân sự từng bị từ chối visa ở bất kỳ quốc gia nào, cần phải giải trình trung thực. Việc giấu diếm sẽ dẫn đến lệnh cấm nhập cảnh vào Anh lên đến 10 năm.

6. Giải pháp từ dịch vụ Visa chuyên nghiệp cho Doanh nghiệp

Đối với các tập đoàn hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc tự thực hiện hồ sơ thường tốn nhiều nhân lực và tiềm ẩn sai sót. Lựa chọn một đơn vị dịch vụ visa chuyên nghiệp mang lại những lợi ích vượt trội:

• Thẩm định hồ sơ chuyên sâu: Kiểm tra tính logic giữa hồ sơ doanh nghiệp và cá nhân.

• Xử lý hồ sơ nhanh: Hỗ trợ đặt lịch hẹn ưu tiên, xử lý hồ sơ khẩn cho các chuyến công tác đột xuất.

• Tư vấn giải trình: Viết thư giải trình (Cover Letter) bằng tiếng Anh chuyên nghiệp, nhấn mạnh tầm quan trọng của chuyến công tác đối với sự phát triển kinh tế.

• Bảo mật thông tin: Đảm bảo các thông tin kinh doanh, tài chính của doanh nghiệp được bảo mật tuyệt đối.

Visa công tác Anh Quốc không chỉ là một tấm vé nhập cảnh, mà còn là khởi đầu cho những vận hội kinh doanh mới. Để không làm gián đoạn kế hoạch phát triển và giữ gìn uy tín với đối tác quốc tế, việc chuẩn bị một bộ hồ sơ chỉn chu là ưu tiên hàng đầu.

Đừng để những thủ tục hành chính phức tạp trở thành rào cản cho sự vươn tầm của doanh nghiệp bạn. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực di trú và thị thực Anh Quốc, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp visa tối ưu, nhanh chóng và tỷ lệ thành công cao nhất. Hãy để Visa Viettin giúp bạn NÂNG TẦM DOANH NGHIỆP – CHINH PHỤC THỊ TRƯỜNG ANH QUỐC!

📞 Hotline hỗ trợ: 093 175 4444
📧 Email hỗ trợ: cskh@visaviettin.vn